Deze privacyverklaring beschrijft hoe Lexiana persoonsgegevens verwerkt rond de website, accounts, abonnementen, support en het gebruik van het platform. Voor dossierinhoud die een klant als verwerkingsverantwoordelijke in Lexiana plaatst, treedt Lexiana in beginsel op als verwerker voor zover zij die gegevens uitsluitend namens de klant verwerkt. Voor eigen administratie, beveiliging, facturatie en wettelijke verplichtingen kan Lexiana AI zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.
Identiteit en contact
Lexiana AI, handelend onder de naam Lexiana, gevestigd in Nederland; het actuele vestigingsadres is raadpleegbaar via het KvK-handelsregister (KvK 65761081). KvK 65761081; btw NL856248885B01. Privacy- en gegevensbeschermingsvragen: [email protected].
Welke gegevens verwerken wij?
Afhankelijk van het gebruik gaat het om account- en contactgegevens, organisatie- en factuurgegevens, authenticatie- en beveiligingsgegevens, supportcommunicatie, technische loggegevens en door gebruikers aangeleverde juridische documenten, prompts en dossierinformatie. Upload alleen gegevens die voor het juridische doel noodzakelijk zijn.
Doeleinden en grondslagen
- levering en beheer van de dienst: uitvoering van de overeenkomst;
- beveiliging, misbruikpreventie, logging en continuïteit: gerechtvaardigd belang en waar nodig wettelijke verplichting;
- facturatie en financiële administratie: uitvoering overeenkomst en wettelijke verplichting;
- support en productcommunicatie: uitvoering overeenkomst of gerechtvaardigd belang;
- optionele marketing of niet-noodzakelijke cookies: alleen op basis van de toepasselijke toestemmingsgrondslag.
Dossierinhoud wordt niet gebruikt om generieke AI-modellen te trainen wanneer de met uw organisatie vastgelegde provider- en privacyinstellingen dit uitsluiten. Lexiana vraagt bij AI-verkeer waar ondersteund zero-data-retention/data-collection-deny-instellingen aan; de actuele technische en contractuele status wordt in het Trust & veiligheid-gedeelte vermeld.
Ontvangers, subverwerkers en doorgifte
Wij gebruiken alleen leveranciers die voor de betreffende dienst noodzakelijk zijn. Het actuele subverwerkersdocument vermeldt categorie, doel en relevante regio/doorgiftegrondslag. Een claim als “uitsluitend EU” wordt alleen gedaan als de feitelijke providerketen en contracten dat voor de betreffende verwerking aantoonbaar borgen.
Bewaartermijnen
Account- en financiële gegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de overeenkomst en wettelijke administratie. Dossier- en AI-inhoud volgt de ingestelde bewaartermijnen en de afspraken met de klant; verwijdering kan eerder plaatsvinden op verzoek of bij beëindiging, voor zover geen wettelijke of beveiligingsnoodzaak tot tijdelijke bewaring bestaat. Audit- en beveiligingslogs kunnen langer worden bewaard voor aantoonbaarheid en incidentonderzoek.
Beveiliging
Lexiana past onder meer tenant-isolatie, TLS, versleutelde opslag waar geconfigureerd, sterke wachtwoordhashing, MFA, toegangsbeperking, auditlogging, retentiecontroles en beveiligde uploads toe. Certificeringen worden uitsluitend genoemd wanneer een geldige certificering voor de relevante scope kan worden aangetoond.
Uw rechten
Betrokkenen kunnen, afhankelijk van de toepasselijke grondslag en rolverdeling, verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Wanneer Lexiana uitsluitend verwerker is, sturen wij het verzoek door naar of ondersteunen wij de betreffende klant. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Geautomatiseerde besluitvorming
Lexiana is beslisondersteuning. Het platform is niet ontworpen om zelfstandig bindende juridische beslissingen over personen te nemen. Gebruikers moeten materiële conclusies en professionele beslissingen zelf controleren.
Versie
Versie 2.0 · inhoudelijk bijgewerkt 15 augustus 2026. Relevante wijzigingen worden versieerbaar gepubliceerd.
Verwerkingsverantwoordelijke
Lexiana AI
KvK: 65761081 · btw: NL856248885B01
Contact
Privacy: [email protected]
Support: [email protected]