Deze verwerkersovereenkomst vormt de afspraken als bedoeld in artikel 28 AVG voor zover Lexiana AI via Lexiana persoonsgegevens uitsluitend namens de klant verwerkt. Zij geldt samen met de hoofdovereenkomst/order en de daarin opgenomen configuratie en instructies.
Identiteit en contact
Lexiana AI, handelend onder de naam Lexiana, gevestigd in Nederland; het actuele vestigingsadres is raadpleegbaar via het KvK-handelsregister (KvK 65761081). KvK 65761081; btw NL856248885B01. Privacy- en gegevensbeschermingsvragen: [email protected].
1. Rollen, onderwerp en duur
De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de door hem bepaalde dossierverwerkingen; Lexiana is verwerker voor verwerking namens de klant. De verwerking duurt zolang de dienst wordt geleverd plus de overeengekomen verwijder-/retentieperiode.
2. Aard en doel van de verwerking
De verwerking kan bestaan uit uploaden, opslaan, structureren, extraheren, doorzoeken, analyseren, genereren van juridische werkproducten, logging, beveiliging, back-up en support. Doel is uitsluitend levering en beveiliging van de door de klant gekozen Lexiana-functionaliteit, behoudens zelfstandige verwerkingen waarvoor Lexiana zelf verwerkingsverantwoordelijke is.
3. Betrokkenen en gegevenscategorieën
De klant bepaalt welke dossiers worden verwerkt. Daardoor kunnen betrokkenen onder meer cliënten, wederpartijen, werknemers, contactpersonen, getuigen en andere in juridische documenten genoemde personen zijn. Gegevens kunnen contact-, identificatie-, financiële, contractuele en procesgegevens omvatten en, wanneer de klant dit rechtmatig en noodzakelijk acht, bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens. De klant minimaliseert deze gegevens en pseudonimiseert waar passend.
4. Gedocumenteerde instructies
Lexiana verwerkt alleen op gedocumenteerde instructies van de klant, waaronder instellingen en handelingen in de applicatie, tenzij Unierecht of Nederlands recht anders verplicht. Als een instructie naar ons oordeel strijdig is met de AVG, melden wij dit voor zover toegestaan.
5. Vertrouwelijkheid en toegang
Toegang wordt beperkt tot personen en leveranciers die deze voor hun taak nodig hebben en die aan passende vertrouwelijkheid zijn gebonden. Toegangs- en beheerhandelingen worden waar passend gelogd.
6. Beveiliging
Lexiana treft passende technische en organisatorische maatregelen rekening houdend met risico, stand van techniek en aard van de verwerking. De actuele controls omvatten onder meer tenant-isolatie, authenticatie/MFA, toegangscontrole, TLS, beveiligde opslag, logging, retentie, uploadvalidatie en incidentprocessen. Concrete enterprise-maatregelen kunnen aanvullend in een security annex worden overeengekomen.
7. Subverwerkers
Lexiana mag subverwerkers inzetten voor hosting, AI-inference/routing, betaling, e-mail of andere noodzakelijke platformdiensten. Zij worden aan gelijkwaardige gegevensbeschermingsverplichtingen gebonden. Het actuele register wordt gepubliceerd; materiële wijzigingen worden volgens de contractueel afgesproken notificatieroute gemeld zodat de klant een redelijke, AVG-conforme bezwaarroute heeft.
8. Doorgifte buiten de EER
Een doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats wanneer daarvoor een geldige AVG-grondslag bestaat en passende aanvullende maatregelen worden toegepast waar nodig. EU-routing of zero-data-retention wordt alleen als harde contractuele toezegging behandeld wanneer dit voor de gekozen providerketen expliciet is vastgelegd.
9. Rechten betrokkenen en compliancebijstand
Lexiana ondersteunt de klant, rekening houdend met de aard van de verwerking, bij verzoeken van betrokkenen, beveiliging, datalekken, DPIA's en voorafgaande raadpleging voor zover dit redelijkerwijs binnen haar controle ligt. Rechtstreekse verzoeken die betrekking hebben op klantdossiers worden in beginsel naar de klant verwezen.
10. Datalekken
Lexiana meldt een inbreuk op persoonsgegevens die onder haar verwerkersrol valt zonder onredelijke vertraging nadat zij daarvan kennis heeft genomen en verstrekt beschikbare informatie die de klant redelijkerwijs nodig heeft voor zijn eigen beoordeling en meldplichten. Een melding is geen erkenning van aansprakelijkheid.
11. Verwijdering en teruggave
Na einde van de verwerking verwijdert of retourneert Lexiana persoonsgegevens volgens de ingestelde export- en retentieprocedure, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist. Back-ups kunnen gedurende een beperkte technische rotatieperiode blijven bestaan en worden in die periode afgeschermd van regulier gebruik.
12. Aantoonbaarheid en audit
Lexiana stelt informatie beschikbaar die redelijkerwijs nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen en werkt mee aan proportionele audits. Partijen voorkomen onnodige verstoring, beschermen vertrouwelijkheid en mogen bestaande assurance-documentatie gebruiken waar die voldoende is.
13. Verplichtingen klant
De klant zorgt voor een geldige grondslag, passende informatie aan betrokkenen, minimale gegevensinvoer, correcte autorisaties en rechtmatige instructies. De klant blijft verantwoordelijk voor zijn keuze om gevoelige gegevens in een AI-workflow te verwerken.
Versie en bron
Versie 2.0 · 15 augustus 2026. Opgezet langs artikel 28 AVG en de Europese standaardcontractlogica voor verwerkersovereenkomsten.
Verwerkingsverantwoordelijke
Lexiana AI
KvK: 65761081 · btw: NL856248885B01
Contact
Privacy: [email protected]
Support: [email protected]